Millaisia vaikutuksia yhteentoimivuusalustan käyttöönotolla on sosiaalipalveluiden asiakasohjauksessa? - Krista Hanhikangas

Iäkkäiden henkilöiden osuus väestöstä on kasvussa. Tästä syystä tehokkaammille palveluille on suuri kysyntä ja terveydenhuoltohenkilöstön resursseja on käytettävä järkevämmin kustannusten hillitsemiseksi. Yhteentoimivat tietojärjestelmät tarjoavat apuaan tähän. Yhteentoimivuudella tarkoitetaan sitä, että kahden tai useamman IT-järjestelmän tiedot yhdistyvät, jolloin tietoja voidaan käyttää mahdollisimman tehokkaalla tavalla.

MASSE-hankkeeseen liittyvässä diplomityössäni tarkastelin Tampereen sosiaalipalvelujen asiakasohjausyksikössä (kotihoidon asiakasohjaus ja omaishoidon tuki) käyttöön otetun yhteentoimivuusalustan, UNA Tilannekuvan vaikutuksia asiakasohjaajan työn tekemiseen. UNA Tilannekuva-yhteentoimivuusalusta kokoaa tietoa eri järjestelmistä yhteen näkymään. Se vertautuu MASSE-hankkeessa tutkittuun hoidonohjaamon interoperability-alustaan ja Potilaskorttiin. Tätä kautta diplomityöllä tuotiin hyötyä ja näkökulmia MASSE:n tavoitteille.

Yhteentoimivilla tietojärjestelmillä tavoitellaan tuottavuusvaikutuksia

Tampereen sosiaalipalveluissa tiedon on todettu olevan hajallaan. Asiakkaita koskevien päätösten ja toimenpiteiden tueksi haetaan tietoa eri IT-järjestelmistä, minkä vuoksi oleellista tietoa voi jäädä tarkistamatta ja tiedonhakuun kuluu myös runsaasti aikaa. UNA Tilannekuvasta asiakasohjaajien on kuitenkin mahdollista nähdä tarpeelliset tiedot yhdellä näkymällä.

Diplomityöni tavoitteena oli luoda esiymmärrystä siitä, miten kuvatun kaltaisen yhteentoimivuusalustan käyttöönottoa voidaan tutkia tuottavuuden näkökulmasta. Työssäni vertasin uutta toimintatapaa (Tilannekuvan käyttö) nykyiseen käytäntöön asiakasohjausyksikössä. Tavoitteena oli löytää myös toiminnallista hyötyä tuovia näkökohtia ja edesauttaa päätöksentekoa asiakasohjausyksikön asiakastyössä.

Tiedon määrä ei ole oleellisinta, vaan sen laatu

Tutkimusmenetelminä diplomityössäni käytin työnmittauksia, havainnointia ja haastatteluita. Verrattaessa yhteentoimivuusalustaa useampien muiden järjestelmien samanaikaiseen käyttöön voitiin havaita, että laajempi tietopohja auttaa muodostamaan paremman yleiskuvan asiakkaasta. Haastatteluiden perusteella tämän nähtiin vaikuttavan myös ajan säästymiseen kotikäynneillä. Toisaalta yhteentoimivuusalustan tuoman laajan tietopohjan koettiin olevan jossain määrin haitaksi. Tämän perusteella voidaan todeta, että oleellista on selvittää mitä tietoja kukin ammattiryhmä tai käyttäjä tarvitsee.

Yhteentoimivuusalustan avulla nähtiin myös vältyttävän mahdollisilta päällekkäisten palveluiden tarjoamiselta, mikä vaikuttaa myös kustannuksiin. Päätöksentekoon liittyen havaittiin, että asiakkaita koskevat päätökset eivät ole sosiaalipalveluissa riippuvaisia ainoastaan tietojärjestelmistä löytyvistä tiedoista, vaan asiakkaan kohtaaminen toimintakyvyn kartoittamiseksi on tärkeää.

Yhteentoimivuusalustan implementaatiovaiheen haasteet vähentävät intoa uuden työvälineen käyttöön. Yhteentoimivuusalusta vaikutti tulosten perusteella kuitenkin olevan helppokäyttöinen ja sen käyttökoulutukset hyödyllisiä. Nämä tekijät tukevat uuden järjestelmän käyttöönottoa. Huomionarvoista on, että uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen vanhojen järjestelmien käyttöä ei tulisi lopettaa välittömästi, vaan vaihdos on tehtävä ns. saattaen. Oleellista on myös määrittää uudet toimintatavat vastaamaan käytössä olevia järjestelmiä.